يعتمد نجاح العمل بشكلٍ عام على الساعات التي يقدمها الموظفين، بغض النظر عن كيفية توزيع هذه الساعات وحتى لو كنت تقوم بكل جهدك لتطوير طرق عمل وتقنيات تتسم بالكفاءة والفعالية من حيث التكلفة. إذا كان لديك مشروع عمل غير منتهي ولم يستطيع الموظفون إنهاءه ضمن الأربعين ساعة في الأسبوع، فأنت أمام خيارين، إما حث الموظفين للبقاء لساعات عمل إضافية أو توظيف المزيد من الأفراد. ويعتمد الخيار الذي ستتبناه على أمورٍ عدة أبرزها:
ما هو عدد الساعات الإضافية المطلوبة؟
قد يبدو الأمر بسيطاً، فإن بضع ساعات عمل إضافية لا تبرر تكلفة توظيف وتدريب فرد جديد، لذا قد تعمد الشركة إلى إضافة ساعات العمل بدلاً من التوجه نحو التوظيف. من هنا، عليك تقييم ودراسة كمية العمل الذي سيطرأ في المستقبل. إذا كان عملك يتوسع بشكلٍ جيد، سيكون من الأفضل إذاً توظيف أحد الأفراد للعمل بدوامٍ جزئي وزيادة أوقات عمله مع زيادة متطلبات عملك.
ما هو نوع المهام المطلوبة؟
تقوم معظم الشركات بتوظيف أفراد للقيام بمهام محددة ولكن مع مرور الوقت، قد تكتشف أن إعادة تنظيم المسؤوليات هو من الأمور التي تحسن من طبيعة العمل. في هذا السياق وبهدف تنظيم الأعمال بشكلٍ أفضل، يكون من المجدي دائماً التواصل مع ومراقبة موظفيك حتى تتمكن من معرفة قدراتهم وتوكيلهم بمهمات تتماشى معهم. يذكر أنه مع توسع الشركة، قد لا تكون عملية التنظيم الجواب لكل متطلباتك. من المفضل دائماً توظيف خبراء حقيقيين يمكنهم تلبية المتطلبات بشكلٍ محترف.
ما هو مستوى الضغط على الموظفين الحاليين؟
إذا كانت طبيعة العمل تتضمن جهداً عقلياً كبيراً، كالتحليل التقني على سبيل المثال أو الطب، أو إذا كانت طبيعة العمل تتطلب قوة جسدية، فإن الطلب من الموظفين بالبقاء لساعات عملٍ إضافية قد يشكل مشكلة على المعنويات وقدرة التركيز والإنتاجية. وأسوأ من ذلك، فيمكن لهذا الأمر أن يهدد صحة وسلامة موظفيك أو عملائك. إن زيادة أيام الإجازات المرضية أو حالات الأخطاء أو الخلافات التي قد تقع بين الموظفين، يمكن أن تشير إلى أن العاملين لديك بحاجة لمساعدة، حتى لو أنهم يتمتعون بكبرياء كبير أو يخافون من الاعتراف بذلك.
كيف يبدو تدفقك النقدي؟
عندما تكون الشركة قيد التوسع، من المغري جداً ترقب المزيد من المبيعات وتوظيف أفراد جدد، بحجة أن هذه المبيعات الزائدة ستغطي التكاليف الجديدة والضرائب والرخص وكل المصاريف الأخرى. ولكن ماذا يحدث إذا لم يكن مستوى المبيعات ضمن المستوى المتوقع؟ إذا لا تستطيع ضمان مدخول ثابت وتغطية لكل التكاليف الأخرى، يجب عليك إذاً التقيد بعدد موظفيك حتى ولو كان الأمر يتطلب بعض التعديلات على طرق العمل والأدوات.
ما هو وضعك في الابتكار؟
في الوضع المثالي، على موظفيك تزويدك بأفكار جديدة بشكلٍ مستمر. إذا كنت وموظفيك في وضعٍ صعب، يكون من المفيد دائماً توظيف فرد جديد ليهتم بساعات العمل الإضافية، حتى تستطيع إنعاش الجو العام للشركة.
هلأنتشخصاجتماعي؟
ليس هناك أي مرجع يفيد بأنه عليك أن تكون كثير الانفتاح وثرثاراً حتى تصبح رجل أعمال ناجح، فانظر إلى بيل غايتس أو وارين بوفيت على سبيل المثال، حيث يقال بأنهما كانا منغلقين على أنفسهما. ومع ذلك، عندما توظف أفراد جدد، سيكون عليك التعامل مع أسئلة جديدة لا يمكنك تجنبها، ككيفية القيام بعملٍ ما مثلاً. ولعل الأهم من ذلك هو فكرة أن وجود شخص جديد في الشركة قد يغير من ديناميكية الشركة. عليك أن تكون مستعداً لمساعدة الأفراد على التكيف مع التغييرات وفي الكثير من الأحيان، التعامل مع المشاكل التي قد تنجم عن الأمر.
علام تتضمن تعليقات العملاء؟
في حال كان هناك الكثير من العمل لموظفيك ولكنهم يشعرون بالراحة ويأتون بردود فعل وتعليقات إيجابية من العملاء، فمن المفضل ألا تقوم بتغييرات على مستوى الموظفين. من جهةٍ أخرى، إذا كانوا الموظفين يقضون ساعات عمل إضافية وتتقلص المعنويات كما وتتدنى مستويات رضى العملاء، أو إذا لم تكن قادراً على التقيد بالأوقات المحددة بالرغم من مساهمة الجميع، يكون قد حان الوقت إذاً لتوفير بعض الراحة لموظفيك والبدء بتوظيف أفراد جدد.
هل يتطور موظفيك مع توسع الشركة؟
لا يمانع معظم الموظفين على تقديم بضع ساعات عمل إضافية لدعم مدير يؤمنون بقدراته ويثقون به، ولكن وفي المقابل، عليهم أيضاً الايمان بأنفسهم أيضاً. لن يتمكنوا من القيام بذلك إذا لم يروا أي فرصة للتقدم والتحسن. إذا كانت ساعات العمل الإضافية تعني بأنهم لن يتمكنوا من المشاركة في ندوات أو استخدام إجازاتهم السنوية لإنعاش نفسهم، يمكنك المراهنة على أن مستوى الإبداع سيتقلص كثيراً. وهذا اتجاه لا تريد الدخول فيه، في حال كانت نظرتك للشركة بتطويرها وتحسينها أكثر فأكثر في المستقبل.
عندما يكون هناك تراكم في العمل، فإن ساعات العمل الإضافية قد تكون من الحلول المناسبة. بالرغم من ذلك، فإن بعض الأوضاع كقلة السيولة أو مستويات الضغط الكبيرة قد تعني بأنه عليك البدء بتوظيف أفراد جدد. ولكن تذكر دائماً بأنه ليس هناك أي شركة كالأخرى، لذا قم بتحليل الوضع بدقة واتخذ قرار العمل لأوقات إضافية أو القيام بتوظيف جديد استناداً لأهدافك على المدى القصير والطويل.